Jaarplan? Eerst even nadenken.

Minder woorden, meer richting

Iedere organisatie maakt (jaarlijks) plannen. Toch zijn jaarplannen vaak onbegrijpelijk, te gedetailleerd of simpelweg niet goed uitvoerbaar. Ze worden geschreven door een paar mensen en dan 'uitgerold'. Maar zo werkt het niet. Wij geloven dat een goed jaarplan begint bij een helder vertrekpunt, een slim proces én een beetje durf om keuzes te maken. In dit blog geven we je daarvoor drie sporen: inhoud, proces en besluitvorming.

Geen invuloefening, maar echte keuzes maken

Een goed jaarplan is geen invuloefening. Het is een moment om even uit te zoomen en met elkaar te bepalen: wat is nu echt belangrijk voor komend jaar? In veel organisaties zien we twee uitersten: óf jaarplannen worden geschreven op basis van dikke formats met oneindige invulvelden, óf er zijn nauwelijks richtlijnen en mag iedereen zelf bedenken wat een jaarplan eigenlijk is. Geen van beide werkt goed.

Wij geloven in jaarplannen als richtinggevende stukken. Niet als invuloefening. En al helemaal niet als document dat na het schrijven direct in een la verdwijnt. Een goed jaarplan helpt je koers te houden en keuzes te maken in je dagelijks werk. Het maakt deel uit van een cyclisch proces waarin je momenten inbouwt om te evalueren en bij te sturen. Het is dus geen jaarlijks ritueel zonder betekenis, maar een levend document dat je actief gebruikt.

Geen jaarlijks kunstje, maar een levende cyclus

Een jaarplan is niet ‘even een plannetje maken voor volgend jaar’. Het is een logisch moment in de cyclus waarin je:

• terugkijkt en leert,

• vooruitkijkt en bijstuurt,

• doelen stelt op basis van een groter verhaal,

• en daar een strategie en aanpak bij formuleert.

Soms is een meerjarenplan een goed idee, waarbij je elk jaar actualiseert, verlengt en bijstuurt. Dan begin je niet telkens opnieuw bij nul. Zo groeit je organisatie, net als je plan, met elke cyclus een beetje verder.

Niets uit het niets, maar vanuit een fundament

En dan nog even dit. Een jaarplan maak je natuurlijk niet uit het niets. Als het goed is, heeft je organisatie een fundament dat richting geeft. Dat fundament bestaat in ieder geval uit: de visie, missie, ambitie en strategie van de organisatie. Waar sta en ga je voor als organisatie. Dat is je vertrekpunt. De doelen, strategie en aanpak in je jaarplan sluiten aan bij dat fundament, dragen bij aan de ambitie en missie. Zonder dat vertrekpunt kun je geen jaarplan opstellen. Want waarvoor maak je dan eigenlijk een plan?

De basisprincipes voor een jaarplan

1. Investeer tijd aan de voorkant. Ga niet meteen acties opschrijven, maar denk eerst goed na over wat er nodig is.

2. Doe het participatief. Betrek de mensen die het straks moeten uitvoeren en die er straks iets van gaan merken.

3. Vergeet de beslissers niet. Zorg dat je in het vizier hebt wie belang hebben bij en invloed hebben op je jaarplan en neem die mee.

4. Schrijf het niet dicht. Laat ruimte voor bijsturing en professionele keuzes in de uitvoering.

Investeer tijd aan de voorkant

Een goed jaarplan begint niet met opschrijven, maar met nadenken. Even uitzoomen dus. Neem de tijd om stil te staan bij waar je staat als organisatie of afdeling of team. Wat gaat goed, wat schuurt? Wat heb je geleerd van het afgelopen jaar? En: welke doelen zijn nu echt belangrijk? Waarmee ga je bijdragen aan de ambitie en missie?

Daarna kijk je vooruit. Waar wil je heen? Wat is er nodig om daar te komen? Welke keuzes ga je maken en welke laat je juist bewust liggen? Wat past bij de visie van de organisatie. Formuleer pas daarna je (jaar)doelen en bepaal op daarvoor de strategie. Dat helpt om prioriteiten te stellen en richting te geven aan wat je wel en niet gaat doen. Zo leg je eerst de route vast, voordat je bepaalt welke stappen je gaat zetten. Oftewel: eerst de richting, dan de route, dan de stappen.

Doe het participatief

Een goed jaarplan schrijf je niet in je eentje, aan een bureau. Het is een gezamenlijk product van het team dat straks met het plan aan de slag gaat. Betrek die mensen actief. Wat zien zij in de praktijk? Waar lopen ze tegenaan? Wat hebben ze geleerd van het vorige jaar? En vooral: wat hebben zij nodig om het werk goed te kunnen doen? Door samen na te denken, creëer je niet alleen een beter plan, maar ook draagvlak en eigenaarschap voor de uitvoering ervan.

Maar daarmee ben je er nog niet. Je plan moet ook aansluiten op wat je omgeving nodig heeft. Of dat nu burgers zijn, klanten, collega’s of partners: hun perspectief doet ertoe. Wat vinden zij belangrijk? Waar hebben zij last van, of juist behoefte aan? Door actief in gesprek te gaan, tevredenheidsonderzoeken te gebruiken of bestaande data en signalen te benutten, zorg je dat je jaarplan ook buiten je eigen afdeling hout snijdt.

Vergeet de beslissers niet

Een plan zonder besluit is als een voetbalwedstrijd zonder scheidsrechter: je kunt lekker spelen, maar niemand weet of het doelpunt geldig is. Zorg dus dat je plan ook echt wordt geaccordeerd en dat je de mensen meeneemt die over de middelen gaan. Denk na over:

• Wie heeft belang, wie heeft invloed, wie besluit?

  Bedenk goed wie de sleutelspelers zijn. Is dat je direct leidinggevende, een MT, een bestuur of misschien ook een raad van toezicht? Maak een overzicht van je stakeholders en bepaal wie je moet informeren, wie je tevreden moet houden en wie je moet betrekken als je tot een geaccordeerd en gedragen jaarplan wil komen.

  
  

• Hoe en wanneer betrek je hen?

  Wacht niet tot je plan af is om anderen mee te nemen. Haal vooraf wensen, zorgen en behoeftes op. Laat al tussentijds iets zien: een informeel praatje bij de koffie, een eerste opzet, een schets van de doelen of een conceptaanpak. Dit helpt om verwachtingen te managen en richting te toetsen. 

  
  

• Welke besluitvorming is nodig?

  Check goed via welke route het plan formeel moet worden vastgesteld. Is dat in een regulier teamoverleg, via het MT, of moet het langs een formeel besluitvormingsmoment in de organisatie? Houd daarbij ook rekening met planning en deadlines, bijvoorbeeld van de begrotingscyclus of jaaragenda.

Schrijf niet alles dicht

Werk je plan niet tot achter de komma uit. Laat ruimte. Professionals willen zelf keuzes kunnen maken. En de werkelijkheid verandert toch. Een goed jaarplan is dus ook een flexibel plan. Want plannen zijn mooi, maar het echte spel speel je op het veld. Daar moet ruimte zijn voor bijsturen — als het spel erom vraagt.

Aan de slag: inhoud én proces

We onderscheiden twee sporen die je allebei nodig hebt voor een goed jaarplan:

1. Inhoud: wat staat er in het jaarplan?

2. Proces: hoe komen we tot een uitvoerbaar en geaccordeerd jaarplan?

Wat erin moet (en wat niet)

Op basis van het eerder genoemde fundament stel je samen met je team het jaarplan op. Je begint dus niet opnieuw, maar gebruikt de bestaande visie, missie en ambitie van de organisatie als toetssteen. Vanuit daar werk je stapsgewijs toe naar een plan dat richting geeft, keuzes onderbouwt en houvast biedt in de uitvoering.

In de kern bestaat een jaarplan uit de volgende onderdelen:

Strategie van de organisatie: De lange strategische lijnen en keuzes die door de organisatie zijn vastgesteld en die richting geven aan jullie plannen. (zeer beknopt of een verwijzing)

Doelen voor dit jaar: Formuleer duidelijke, bij voorkeur SMART-doelen voor je team/afdeling. Niet te veel, maar scherp genoeg om focus aan te brengen. Ze zijn afgeleide van de organisatiedoelen en dragen dus bij aan de ambitie van de organisatie (en de missie).

(Functionele) strategie: Beschrijf kort en op hoofdlijnen de strategie om deze doelen te realiseren. Welke wezenlijke keuzes maak je? Besteed hierbij ook aandacht aan de context en de kansen en risico’s.

Plan van aanpak: Wat ga je DOEN? Omschrijf zo concreet mogelijk (het liefst per doelstellingen of logische combinatie van doelstellingen) wat je dit jaar gaat doen om die doelstellingen te realiseren en wie er verantwoordelijk voor is.

• Fasering: Wanneer doe je wat? Maak een globale planning of tijdspad zichtbaar.

• Afhankelijkheden: Benoem op welke andere afdelingen, projecten of externe factoren jouw plan invloed heeft of afhankelijk is.

• Organisatie van het plan

  • TEAM Met wie ga je dit doen? Welke rollen? En wie kunnen die het beste invullen?

  • BETROKKENEN Wie moet je hierbij betrekken, aanhaken, vragen, informatie (binnen en buiten de organisatie)?

  • OVERLEG & BESLUITVORMING: welk overleg hebben jullie dit jaar om de voortgang te bewaken, bespreken en hoe of waar besluiten genomen worden.

  • VOORTGANG & RESULTAAT: hoe meet je dit jaar de voortgang van dit plan, hoe evalueer je (tussentijds) en hoe bepaal je het succes of resultaat. Wanneer is het een succes of wanneer ben je tevreden?

• RandvoorwaardenWelke tijd, middelen, capaciteit en financiële ruimte zijn er nodig? Is dat beschikbaar of moet je daar nog iets voor regelen?

Uitvoering: ga het doen! Het jaarplan dat richting geeft én ruimte laat voor professionele uitvoering ligt er, tijd voor de uitvoering. Houd daarbij de vaart erin, maar heb ook oog voor de kwaliteit. Plan vooraf vaste momenten om de voortgang te bespreken: wat loopt goed, waar moeten we bijsturen? Zo blijft het plan levendig en voorkom je dat het in een la verdwijnt.

Het proces: betrek de juiste mensen

Een plan dat door één iemand wordt geschreven, blijft dat vaak ook: van één iemand. Werk daarom participatief:

Organiseer werksessies. Plan een aantal bijeenkomsten waarin je samen het jaarplan opbouwt. Begin bijvoorbeeld met een terugbliksessie waarin je ophaalt wat het afgelopen jaar goed ging en wat minder werkte. Laat daarna je team dromen over de toekomst: wat willen we bereiken, wat zou het verschil maken? Gebruik bijvoorbeeld de werkvorm ‘de krant van volgend jaar’ waarin je samen de voorpagina schrijft van de ideale toekomst. Zorg ook dat je mensen van buiten je eigen team betrekt. Zij kijken vaak net even anders en helpen je om het plan te verbinden aan bredere ontwikkelingen in de organisatie.

Gebruik werkvormen om ideeën op te halen.

Je hoeft niet alles in uitgebreide sessies te doen. Heb je weinig tijd? Denk dan aan alternatieve manieren om input op te halen. Bijvoorbeeld een online inspraakuurtje (via Teams of Miro) om laagdrempelig ideeën te delen. Of de ‘ja/nee/misschien’-muur: plak conceptkeuzes op een wand en laat collega’s reageren met post-its.

Wees transparant over de afwegingen.

Niet alles wat je ophaalt, komt terug in het plan. En dat is prima, zolang je maar eerlijk bent over hoe keuzes tot stand zijn gekomen. Leg uit waarom bepaalde voorstellen niet zijn meegenomen of waarom een keuze toch anders is uitgevallen. Zo voorkom je dat collega’s afhaken omdat zij zich niet gehoord voelen.

Ook een jaarplan?

Wil jij ook werk maken van een jaarplan dat richting geeft én werkt in de praktijk? Geen dik document vol open deuren, maar duidelijke keuzes, voldoende speelruimte en gedragen door de mensen die het moten doen. Neem contact met ons op. We helpen je graag om samen met je team een jaarplan te maken. Zodat je volgend jaar echt stappen zet.