Een stafafdeling is een luxe
Klinkt misschien gek, maar staf is een luxe. Want wat moet een organisatie zonder HR, financiën, communicatie, facilitair of IT? Laten we daarvoor eens kijken hoe organisaties eigenlijk ontstaan. Eerst is er een idee. Iets wat je wilt betekenen voor klanten, inwoners of de samenleving. En dus begin je met het werk waar het allemaal om draait (wat ook wel 'core business' wordt genoemd).
Terwijl je daarmee bezig bent, moeten er natuurlijk ook andere zaken geregeld worden. Mensen moeten betaald worden, werkplekken geregeld, systemen onderhouden en klanten gevonden. In het begin doe je dat er gewoon even bij. Totdat je groeit. En ontdekt dat het slimmer is om sommige werkzaamheden te beleggen bij mensen die daar goed in zijn. Zodat anderen zich kunnen richten op het werk waarvoor de organisatie ooit is opgericht.
Zo ontstaat staf
En ja, dat is dus eigenlijk een luxe. Je kunt het je blijkbaar veroorloven om mensen aan te nemen die niet rechtstreeks aan je primaire opdracht werken, maar ervoor zorgen dat anderen dat werk beter kunnen doen.
Dat maakt staf niet minder belangrijk. Integendeel. Goede staf maakt een organisatie sterker. Door expertise toe te voegen, risico's te beheersen, vooruit te kijken en het werk mogelijk te maken. Niet door simpelweg te doen wat de rest van de organisatie vraagt, maar door vanuit de eigen deskundigheid bij te dragen aan wat de organisatie wil bereiken. Alleen lijken we weleens te vergeten waarom staf er eigenlijk is. Dan wordt een vacature ingevuld vanuit bestaande functieprofielen, in plaats van te kijken wat nodig is. Voor je het weet wordt een systeem ingericht vanuit de mogelijkheden van IT, in plaats vanuit wat de klant wil.
Staf krijgt een eigen logica, ambities en jaarplannen die niet altijd meer vanzelfsprekend bijdragen aan de grotere opgave. Ineens bepaalt de inkoopafdeling wat er gekocht wordt, in plaats van te faciliteren wat de business wil inkopen. Of de directie weet eigenlijk niet (meer) goed waarom ze een communicatieafdeling hebben. Daar begint het dan te schuren. Want staf is geen doel op zich. De waarde zit niet in hoe goed de eigen afdeling draait, maar in wat die afdeling bijdraagt aan het realiseren van de ambities van de organisatie.
Daarom vinden wij dat je bij het (her)inrichten van een stafafdeling niet begint met de vraag hóe je die afdeling het beste organiseert. Maar altijd bij de opgave van de organisatie. Wat wil je als organisatie bereiken? Wat vraagt dat van het primaire werk? En welke ondersteuning, expertise, kaders en tegenkracht zijn daarvoor nodig? Pas dan kun je bepalen wat de opdracht van je staf is, welke rol ze moet vervullen en hoe je het het beste inricht. Dat is niet alleen een vraag voor de stafafdeling zelf. Juist ook voor de bestuurders en managers die de opdracht geven.
