Waarom echt niet iedereen álles hoeft te weten

“De hele organisatie moet onze strategie door en door kennen.” Het is een veelgehoorde wens, vooral bij het lanceren van een nieuw beleidsplan of meerjarenstrategie. Maar… is dat eigenlijk wel nodig? En logisch?

In de praktijk blijkt vaak: wie iedereen alles wil laten weten, bereikt uiteindelijk niemand echt. Goede en vooral effectieve communicatie is zeker niet iedereen dezelfde boodschap voorschotelen. Het is een kwestie van doelgroepdenken. Want wat je moet weten om richting te geven aan beleid, is iets anders dan wat je moet weten om je werk goed te doen.

One size fits nobody

Organisaties bestaan uit mensen in verschillende rollen, met verschillende verantwoordelijkheden. En dus met verschillende informatiebehoeften. De top moet keuzes kunnen maken en uitdragen. De middenlaag moet richting kunnen geven aan teams en processen. En de mensen op de werkvloer moeten snappen hoe hun werk bijdraagt aan iets groters.

Als je iedereen dezelfde informatie geeft, vaak ook nog eens lang en abstract, dan haken veel mensen af. Of ze doen er niks mee, omdat het niet relevant voelt voor hun werk. Zonde, zeker als jij verantwoordelijk bent voor de communicatie. Je weet hoeveel tijd het kost om een duidelijke boodschap te formuleren, het juiste kanaal te kiezen en te zorgen voor goede opvolging.

Drie lagen, drie invalshoeken

Een slimme strategie vraagt om een vertaling naar drie lagen binnen je organisatie:

1. Richters (directie, bestuur, MT): zij moeten de strategie doorgronden en kunnen uitdragen. Het is hun rol om richting te geven, intern en extern.

2. Inrichters (teamleiders, coördinatoren, projectleiders): zij moeten snappen wat de strategische keuzes betekenen voor hun domein of afdeling, zodat ze die kunnen vertalen naar prioriteiten en inrichting.

3. Verrichters (vakmensen, specialisten, ondersteuners): zij hebben behoefte aan een concreet antwoord op: wat betekent dit voor mijn werk? Ze hoeven niet de hele strategie te kennen, maar wel het ‘waarom’ van hun dagelijkse bijdrage.

Door per laag te denken in relevante informatie en bijbehorende vorm (presentatie, gesprek, werkoverleg, visual, poster, instructie, training) zorg je dat je strategie goed landt.

Wat je dus wel moet doen

• Denk doelgroepgericht. Bedenk bij elke communicatiestap: wie is mijn publiek, wat moeten ze weten, waarom, en wat moeten ze ermee kunnen? Dit kost aan de voorkant meer tijd, maar levert uiteindelijk meer op. 

• Gebruik het zodat-principe. Niet: “iedereen moet de strategie snappen”. Maar: “we willen dat teamleiders weten waar ze prioriteit aan moeten geven, zodat ze hun teams beter kunnen aansturen”.

• Maak het concreet. Bijvoorbeeld: als klantgerichtheid een strategisch speerpunt is, wat betekent dat dan concreet voor de baliemedewerker, of voor het ICT-team?

• Laat anderen vertellen. Laat sleutelpersonen het verhaal vertellen, laat teamleiders ermee oefenen en geef ruimte aan vragen of feedback. 

• Herhaal het. En herhaal het nog eens. De strategische koers echt laten landen, gebeurt niet in één sessie of door het delen van een document. Het is een kwestie van herhalen, en vooral om steeds weer de koppeling te maken met het dagelijkse werk van mensen.

Dus...

Als je een goede strategie hebt dan ben je er nog niet. Hoe je erover communiceert en hoe je zorgt dat het landt in de organisatie bepaalt het succes ervan. En om dat verhaal te laten landen, moet je stoppen met alles aan iedereen vertellen.