Stop met pitchen. Begin met praten.

We zien het overal: organisaties die hun best doen op een eerlijke inkoopprocedure, zorgvuldige uitvraag of transparante aanbesteding. En adviesbureaus die zich in allerlei bochten wringen om hieraan te voldoen en in mee te gaan. Met documenten, presentaties, toelichtingsgesprekken, pitchrondes - you name it.

Het is allemaal bedoeld om tot een goede samenwerking en het beste resultaat te komen. Maar eerlijk? Veel van die dingen, voelen als symptoombestrijding. “Weet je wat? We laten ze hun voorstel presenteren. Zien we meteen of er een klik is. Dan komt het deze keer wel goed.”

Maar het probleem zit ‘m niet in de procedure, het fundamentele probleem zit daarvoor.

Wat gaat er mis? Niet het selectieproces. Niet de intentie. Maar de manier waarop de vraag wordt geformuleerd. Of eigenlijk: dat er helemaal geen vraag meer over is. De oplossing is vaak al bedacht.

En dat is best gek.

Er is een aanleiding, iets gaat mis, of er is een ambitie om waar te maken, maar je komt er zelf niet helemaal uit. Er wordt besloten dat er externe expertise nodig is. Tot zover logisch. Maar dan gebeurt er iets geks: in plaats van die expert te vragen om mee te denken en helpen analyseren, gaat de organisatie zelf verzinnen wat er moet gebeuren. In detail. Tot achter de komma. Vervolgens wordt dat 'pakket van eisen' uitgezet. En moet een adviesbureau daarbinnen ‘het beste voorstel’ doen.

Terwijl... de toegevoegde waarde van een externe adviseur juist zit in het begrijpen, bevragen, meedenken. In het losmaken van wat er écht speelt. In het scherper krijgen van wat er nodig is. Dát is hun vak.

Waarom gebeurt dit dan toch zo vaak?

Omdat het best spannend is om je ambitie of probleem open op tafel te leggen en te zeggen: "help ons eens even goed kijken wat hier nou eigenlijk nodig is." Dat vraagt lef. En kwetsbaarheid. Zeker in een omgeving waarin alles verantwoord moet worden en elk besluit moet passen binnen een systeem van formats en procedures. Maar het gevolg is dat je mensen vraagt om een oplossing uit te voeren voor een probleem dat niet goed in zicht is.

En dat leidt tot misverstanden en ongewenste resultaten. Zeker als er dan ook nog gewerkt wordt met container- of vage begrippen.

‘We willen een visie op bedrijfsvoering.’ ‘We hebben concept nodig.’ ‘Schrijf voor ons een strategisch plan’

Klinkt herkenbaar? Precies. Omdat dit woorden zijn waarvan we allemaal denken dat we wel weten wat ermee bedoeld wordt. Binnen een organisatie is er vaak een gedeeld beeld. Of men dénkt dat dat er is. Maar tussen organisaties bestaan grote verschillen in betekenis. Een bureau hoort “strategie” en denkt aan A, terwijl de opdrachtgever B bedoelt. En die raakt vervolgens gefrustreerd als A gepresenteerd wordt. Terwijl niemand gevraagd heeft wat er met ‘strategie’ bedoeld werd. Want dat leek zo vanzelfsprekend.

En dat is nog het optimistische scenario. Want vaak genoeg spreken mensen binnen dezelfde organisatie óók verschillende talen. Daar zou je een heel ander blog over kunnen schrijven. (En dat ga ik misschien ook wel doen.)

Dus doe geen aanname. Durf vragen te stellen. Zorg dat je elkaar écht begrijpt voordat je aan oplossingen gaat werken.

Mijn pleidooi?

• Laat de pitch of presentatie eens los.

• Nodig twee of drie bureaus uit voor een goed gesprek.

• Geen beoordeling, geen ranking, geen PowerPoint. Gewoon praten.

• Over het thema, de vraag, de context.

• Maak containerbegrippen concreet.

• Deel je visie, je twijfels, je droom.

• Vraag daarna één (of twee) bureau(s) om een voorstel te maken. Als zij dat ook willen.

Wat je krijgt: minder tijdverlies voor alle partijen, meer passende voorstellen, meer kans op een klik én betere samenwerking. Of, zoals Cruijff zou zeggen: "Je gaat het pas zien als je het doorhebt.”